В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Комментарий к статье 168 ТК РФ
ТК устанавливает открытый перечень расходов, возмещаемых работнику работодателем, при направлении его в командировку.
Помимо расходов на проезд к месту командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения, суточных, с разрешения или ведома работодателя работнику могут возмещаться иные произведенные им расходы. Это означает, что работник перед отбытием в командировку может согласовать с работодателем вопрос о дополнительных расходах в период командировки, которые необходимо произвести либо для выполнения возложенных на работника обязанностей, либо в интересах направившей его организации. Хотя форма разрешения работодателя настоящей статьей не установлена, лучше заручиться письменным разрешением работодателя, которое может быть, в частности, отражено в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку. Можно полагать, что расходы осуществляются с ведома работодателя при отсутствии письменного разрешения, если они осуществлены в интересах производства и работодатель знал о необходимости таких расходов и допускал их осуществление.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, в том числе и у работодателей - индивидуальных предпринимателей (ст. ст. 8, 22 ТК).
Часть 2 настоящей статьи в редакции, которая действовала до 1 января 2005 г., устанавливала, что размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Соответственно, теперь работодатели, финансирование которых осуществляется не за счет средств бюджета, имеют право самостоятельно установить практически любой размер возмещения указанных в рассматриваемой статье командировочных расходов.
Однако работодателю следует учитывать положения налогового законодательства, которые устанавливают порядок и размер расходов на служебные командировки. В целях налогообложения расходы по служебным командировкам принимаются в порядке, установленном подп. 12 п. 1 ст. 264 части второй НК. При этом в состав расходов включаются следующие виды расходов на служебные командировки:
- на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- по найму жилого помещения, включая расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами;
- суточные или полевое довольствие.
Указанные расходы принимаются в качестве расходов, связанных с производством, в целях налогообложения прибыли в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ.
Кроме того, в состав таких расходов включаются расходы:
- на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
С 1 января 2003 г. применяются нормы командировочных расходов, установленные Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" <1>. При этом нормы расходов составляют:
--------------------------------
<1> СЗ РФ. 2002. N 40. Ст. 3939.
- при оплате найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки (при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки);
- оплата суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке. Суточные возмещаются с учетом дней убытия и прибытия из командировки. Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы командированного;
- при оплате проезда к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
воздушным транспортом - в салоне экономического класса; автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:
железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения.
Организациями, финансируемыми из федерального бюджета, возмещение данных расходов в указанных размерах производится в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание. Расходы, превышающие указанные размеры, а также иные расходы, связанные со служебными командировками (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), возмещаются организациями, финансируемыми из федерального бюджета, за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.
Возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".
Размеры суточных в иностранной валюте, выплачиваемых работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, при служебных командировках на территории иностранных государств установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 (в ред. от 24.12.2008) <1>. Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н (в ред. от 09.12.2008) <2>.
--------------------------------
<1> СЗ РФ. 2006. N 2. Ст. 187; 2008. N 14. Ст. 1413; 2009. N 1. Ст. 147.
<2> БНА. 2004. N 35; 2006. N 31; 2009. N 7.
Размеры суточных установлены в долларах США и дифференцированы в зависимости от страны, в которую направляется работник, а также в зависимости от того, является ли командировка командировкой за пределы Российской Федерации и других стран или командировкой в пределах страны, где находится загранучреждение. Также установлены размеры надбавок к суточным в иностранной валюте, выплачиваемых отдельным категориям работников в период пребывания в служебных командировках на территориях иностранных государств. Минфину России по согласованию с МИД России предоставлено право устанавливать размеры суточных в иностранной валюте при служебных командировках работников на территории иностранных государств в случае, если они не были установлены.
Направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании приказа (распоряжения) работодателя, представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность РФ) или уполномоченного им лица без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы.
За время нахождения в пути работника, направляемого в служебную командировку на территорию иностранного государства, суточные выплачиваются:
при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории РФ;
при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых для командировок на территории иностранных государств.
При следовании работника с территории РФ день пересечения Государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ день пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения Государственной границы РФ при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника.
При направлении работника в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
При направлении работника в служебную командировку на территории государств - участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении Государственной границы, даты пересечения Государственной границы РФ при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформляемом так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории РФ.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению работодателя, представителя нанимателя или уполномоченного им лица при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства ему дополнительно возмещаются:
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
б) обязательные консульские и аэродромные сборы;
в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
д) иные обязательные платежи и сборы.
Работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% установленного для соответствующего государства размера суточных.
Выплата суточных в иностранной валюте и надбавок производится организациями, финансируемыми из бюджета, в пределах средств, выделенных из федерального бюджета на соответствующий год на их содержание.
Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения для работников, находящихся в служебных командировках на территориях иностранных государств, установлены Минфином России исходя из стоимости однокомнатного (одноместного) номера в гостинице среднего разряда.
При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
В случае временной нетрудоспособности работника, находящегося в командировке, удостоверенной в установленном порядке, ему возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
Другой комментарий к статье 168 ТК РФ
1. Согласно комментируемой статье в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Особенности возмещения указанных расходов содержатся в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года N 749.
Также им подробно урегулированы вопросы оплаты и (или) возмещения расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации.
В целях возмещения указанных расходов работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года N 55 утверждена унифицированная форма первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".
2. Комментируемая статья выделяет три категории работников, для которых установлен разный порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.
К первой категории относятся работники, заключившие трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работники государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений. В отношении данной группы работников порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.
Так, постановлением Правительства РФ от 4 марта 2013 года N 180 "О порядке и размерах выплаты вознаграждения преподавателям юридических дисциплин образовательных организаций высшего образования, научным работникам, имеющим ученую степень по юридической специальности, представителям общероссийских общественных объединений юристов за участие в работе экзаменационных комиссий по приему квалификационного экзамена на должность судьи, а также возмещения расходов, связанных с направлением их в служебную командировку для участия в работе указанных комиссий" утверждены соответствующие правила выплаты вознаграждения и возмещения расходов, связанных с направлением в служебную командировку.
Постановлением Правительства РФ от 12 октября 2013 года N 916 утверждены порядок и размеры возмещения сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти расходов на проезд в период нахождения в служебной командировке за счет средств федерального бюджета. Например, данным постановлением определено, что расходы на проезд возмещаются сотрудникам, направляемым в служебную командировку, по фактическим затратам, подтвержденным проездными документами, но не выше стоимости проезда по следующим нормам:
- для сотрудников, имеющих специальные звания высшего начальствующего состава или занимающих должности, подлежащие замещению лицами высшего начальствующего состава: воздушным транспортом - в салоне первого класса, а при его отсутствии - в салоне бизнес-класса; железнодорожным транспортом - в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес-класса, с 2-местными купе категории "СВ" или в вагоне категории "С" с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес-класса; морским транспортом - в каюте 1 категории; речным транспортом - в каюте "люкс"; автомобильным транспортом - в автобусе при следовании по маршрутам регулярных перевозок;
- для сотрудников, имеющих специальные звания старшего начальствующего состава: воздушным транспортом - в салоне экономического класса; железнодорожным транспортом - в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с 4-местными купе категории "К" или в вагоне категории "С" с местами для сидения; морским транспортом - в каюте 2 категории; речным транспортом - в каюте 1 категории; автомобильным транспортом - в автобусе при следовании по маршрутам регулярных перевозок;
- для остальных сотрудников: воздушным транспортом - в салоне экономического класса; железнодорожным транспортом - в 4-местном купе купейного вагона в поездах любой категории или в вагоне категории "С" с местами для сидения; морским транспортом - в каюте 3 категории; речным транспортом - в каюте 2 категории; автомобильным транспортом - в автобусе при следовании по маршрутам регулярных перевозок.
Следует также отметить, что постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 года N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений" утверждены следующие размеры возмещения командировочных расходов:
- расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки;
- расходов на выплату суточных - в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;
- расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда: железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда; водным транспортом - в каюте 5 группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте 2 категории речного судна всех линий сообщения, в каюте 1 категории судна паромной переправы; воздушным транспортом - в салоне экономического класса; автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси); при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда: железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда; водным транспортом - в каюте 10 группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте 3 категории речного судна всех линий сообщения; автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.
Однако в случае превышения указанных нормативов расходов допускается их возмещение федеральными государственными органами, государственными внебюджетными фондами Российской Федерации и федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств федерального бюджета, средств соответствующих бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения.
Иные нормативы предусмотрены для командировок на территории иностранных государств. Так, постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 года N 812 утверждены размеры и порядок выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений. Размер суточных установлен в долларах США и зависит от страны, на территорию которой происходит командировка. Кроме того, приказом Минфина России от 2 августа 2004 года N 64н установлены предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств вышеуказанной группы работников.
Вторую категорию работников представляют:
- работники, заключившие трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации;
- работникам государственных учреждений субъектов Российской Федерации;
- лица, работающие в органах местного самоуправления;
- работники муниципальных учреждений.
Для них порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
К третьей категории относятся работники других работодателей. В отношении таких работников порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или ЛНА.