Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов .
Комментарий к статье 87 ТК РФ
Хранение персональных данных работника, связанных с оформлением приема на работу, заключением и изменением трудового договора, осуществляется в соответствии с порядком, который определяется организацией (работодателем).
К их числу относятся документы по учету кадров: приказы о приеме работника на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, личная карточка работника и другие документы в соответствии с перечнем документации по учету труда и его оплаты <1>. Этот перечень документов обязателен для применения во всех организациях.
--------------------------------
<1> См.: Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" // Бюллетень Минтруда РФ. 2004. N 5.
Приведенные документы с информацией о работниках, как правило, хранятся в личном деле каждого сотрудника в кадровой службе организации. В этой же службе хранится и трудовая книжка, содержащая персональные данные о трудовой деятельности работника.
В связи с этим работодатель или уполномоченное им лицо должны осуществлять контроль за деятельностью сотрудников и других служб организации по обеспечению защиты персональных данных работников. Соответствующие обязанности работников этих служб должны предусматриваться в должностных инструкциях и трудовых договорах, заключаемых с ними.
В соответствии с ч. 7 ст. 5 Федерального закона "О персональных данных" хранение персональных данных, получаемых в связи с их обработкой с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
Другой комментарий к статье 87 ТК РФ
1. Требования к хранению персональных данных предопределены целями их обработки. После достижения целей обработки персональных данных они подлежат уничтожению.
В соответствии с п.8.5 Кодекса практики МОТ по защите персональных данных персональные данные хранятся у работодателя до тех пор, пока это оправдано целями, для которых они собирались, кроме следующих случаев:
- работник желает оставаться в списке потенциальных соискателей работы в течение определенного периода времени;
- персональные данные хранятся по требованию законодательства;
- персональные данные запрашиваются работником и работодателем для осуществления процессуальных действий с целью предоставления доказательств по любому делу, связанному с существующими или бывшими трудовыми отношениями.
В отношении некоторых персональных данных требования об их хранении установлены в нормативном порядке. Конкретные сроки хранения персональных данных устанавливаются федеральными законами или договорами, стороной которых является субъект персональных данных. Например, в ст.230 ТК РФ предусмотрено, что второй экземпляр акта о несчастном случае на производстве хранится в течение 45 лет работодателем.
Первичные учетные документы содержат персональные данные работников. Согласно ст.29 ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Приказ Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" предусматривает срок хранения сведений о доходах физических лиц: расчетных листов на выдачу заработной платы - 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов и ведомостей - 75 лет (о применении данного документа см. решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 6 сентября 2011 года N 7889/11).
Персональные данные также содержатся в документах, необходимых для исчисления и уплаты налогов. В соответствии с п.8 ст.23 и пп.5 п.3 ст.24 НК РФ налогоплательщики и налоговые агенты должны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.
Если в нормативном порядке сроки хранения не определены, то согласно ст.5 ФЗ "О персональных данных" хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить их субъекта не дольше, чем этого требует цели обработки персональных данных.
В связи с дополнением ТК РФ Федеральным законом от 5 апреля 2013 года N 60-ФЗ "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации" главой 49.1, регулирующей труд дистанционных работников, возникает вопрос о возможности хранения персональных данных в форме электронных документов. М.А.Борисов указывает, что в связи с тем, что создание электронного архива для хранения персональных данных работников не предусмотрено, то работодателям следует создавать в организации архив.
________________
Борисов М.А. Особенности защиты персональных данных в трудовых отношениях: Учебное пособие. М.: Книжный дом "ЛИБРОКОМ", 2013. С.73.
Требования к созданию архивов в организациях предусмотрены в Основных Правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях. Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
Архив организации создается для обеспечения сохранности документов до их передачи в государственный архивный фонд. Это может быть как самостоятельное структурное подразделение, так и подразделение в составе службы документационного обеспечения (делопроизводства). Работодатель должен обеспечить архив помещением, оборудованием и укомплектовать кадрами.
В указанных Правилах работы архивов организаций предусмотрено, что архивы организаций осуществляют прием электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются электронные документы в составе фондов организаций - источников комплектования архивов. Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности электронных документов.
До передачи электронных документов в архив организации необходимо осуществить подготовку, которая состоит в следующем:
- проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
- запись электронных документов на машинные носители;
- проверка качества записи;
- описание электронного документа;
- проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
- подготовка комплекта сопроводительной документации.
Сопроводительная документация электронных документов содержит следующую информацию: название документа, дату его создания; характеристику содержания (аннотацию); электронный формат; физическую и логическую структуру (для баз данных, сайтов и т.п.); объем документа (для баз данных также - количество записей).
Следует обратить внимание, что данные Правила предусматривают требования к созданию архивов в организациях. То есть создавать их могут работодатели - юридические лица. В то же время в соответствии со ст.13 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Статья 17 данного закона обязывает обеспечить сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу (архивных документов, отражающих трудовые отношения работника с работодателем), государственные органы, органы местного самоуправления, юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей.
После истечения сроков хранения документов, содержащих персональные данные работников, они передаются работодателем на архивное хранение на срок 75 лет.
Отметим, что ФЗ "О персональных данных" не распространяется на отношения по организации, хранению и использованию документов Архивного фонда РФ в соответствии с законодательством об архивном деле.
Относительно хранения работодателем персональных данных уволенных работников в разъяснениях Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве" определено, что согласия уволенных работников на обработку их персональных данных не требуется в случаях, когда законодательством предусмотрены сроки хранения документов.
2. Использование персональных данных возможно только для достижения целей их обработки. Достижение целей обработки влечет прекращение использования персональных данных, которые в таком случае подлежат уничтожению или обезличиванию.
Обезличивание персональных данных понимается как действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
Согласно ФЗ "О персональных данных" срок уничтожения персональных данных составляет тридцать дней с даты достижения целей обработки персональных данных. Иной срок уничтожения персональных данных может быть предусмотрен договором, стороной или выгодоприобретателем по которому является субъект персональных данных (например, трудовым договором).
В случае невозможности уничтожения в установленные сроки персональных данных оператор должен обеспечить их блокирование (временное прекращение их обработки) и уничтожение в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральным законом.
Так как комментируемый закон не предусматривает сроков уничтожения персональных данных, то действуют названные выше сроки. Исключение составляют случаи, когда требуется сохранение персональных данных работников.
Использование и хранение документов, содержащих персональные данные соискателей на должности в организации, после проведения соответствующих мероприятий по подбору персонала не допускается. Цель обработки персональных данных соискателей - трудоустройство к данному работодателю. Если соискатель получил отказ в приеме на работу, его персональные данные подлежат уничтожению. Срок уничтожения составляет 30 календарных дней. Более длительный срок предусмотрен для государственной гражданской службы, где срок хранения персональных данных соискателя составляет три года (Указ Президента РФ от 13 декабря 2012 года N 1653 "О федеральных кадровых резервах федеральных государственных органов, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации").
Российское законодательство не исключает возможность более длительного использования персональных данных соискателей на основании их письменного согласия. Поэтому соискатель на работу, а также бывший работник (например, уволенный по сокращению численности или штата) может дать письменное согласие на продолжение хранения и использования его персональных данных для последующего трудоустройства к данному работодателю.
Так как трудовым законодательством не предусмотрено ведение кадрового резерва, в разъяснениях Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года указывается на необходимость ознакомления соискателя с условиями ведения кадрового резерва в организации, сроком хранения его персональных данных, а также порядком исключения из кадрового резерва. Исключение составляет ведение кадрового резерва по должностям государственной гражданской службы. Установленные правила могут быть использованы по аналогии при организации кадрового резерва у других работодателей.
Если в кадровом резерве находятся работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем, то соответствующие правила могут быть предусмотрены в их трудовых договорах.